PTA活動のスリム化、どこまで?

近年PTA活動のスリム化が求められています。

 

今年度はコロナの影響もあり、休校措置の影響でPTA活動も例年通りにはいかないところがほとんどでしょう。

うちの子どもたちが所属する小・中学校も総会はメールで行うことになっています。

事前に総会資料をPDFで送信、その後承認の可否を問うという形です。

このように集まらずともできることがあるならば、来年度も採用されるといいですね。

活動のスリム化へと改革を進めるきっかけになるかもしれません。

 

ちなみに小学校のほうでは、数年前からプリント類の電子化100%に成功しており、以前から総会資料はじめ毎月のPTA便りもすべて配信のみです。

 

スリム化、具体的には

PTAにおいてのスリム化とは具体的にどのようなものでしょうか?

 

PTA,スリム化

 

それは「縮小化」「効率化」に分かれます。

 

・縮小化 活動の規模を小さくすること

・効率化 作業を楽に早く進められるようにすること

 

例えば運動会なら

 

・プログラムの削減、時間短縮→縮小化

・パトロールを外部に委託など→効率化

 

といった感じでしょうか。


PTA主催行事の縮小、廃止

親睦会、給食試食会、歓送迎会、講演会、バザー、お祭り、もちつきなど…

完全にPTAで独立して開催しているものに関しては、縮小や廃止を検討できるものもあるかもしれません。

 

子どもたちや保護者にとって有益なものになっているか、有益さと負担度の兼ね合いを考慮し、あまり意味がないと判断された場合は、いきなり廃止は難しくても、負担が少なく済むようにまずは縮小の方向へ考えてみるべきかもしれません。

 

会議の回数

総会、常任委員会の回数や部会、とにかく役員、委員同士の集まりを減らすことです。

これは役員、委員決めのときにもネックになる部分ですし、会議が減ればそのぶん資料を用意する手間も省けます。

 

でもいきなり総会や常任委員会を減らすことは、会長でもない限り難しいです。

ですが、専門部に関しては、部長が部会の回数を減らせる可能性は高いです。

 

飲み会

これは「PTA活動」と銘打ったものではありませんが、飲み会も個人的には必要性を感じません。お酒が好きな人から見たら減らせないものなのかもしれませんが。

 

無駄を無くして質を高める

1回のやり取りで終わらせられるメールを何度もやり取りしたり、30分で終わる会議を1時間やったりしないということです。

いきなり短縮化は難しいかもしれませんが、意識するとしないとでは違ってきます。

 

総会や常任委員会は議案が手元にあるので、それに沿って進行しますが、部会などの小単位の集まりの場合、何となく始まって長引くパターンが多いです。

 

集まってから「あれ?何するんだったっけ?」ということは結構あるので、やることや決めることを紙に書き、目立つところに貼っておくなどすると、目的が可視化され、進捗も把握でき、円滑に進められます。

 

行事の縮小や廃止の見極め

あまりにも行事の内容が簡素化されると、やる意味が感じられなくなり、ますます活動へのモチベーションが下がります。意味を見出せないものには同時に価値も見出せません。

でも無駄をそぎ落として、残ったものに意味がないんだったら、それはもう廃止候補にあげてもいいのかもしれませんね。

 

例えば卒業式。

今年はコロナの影響で縮小して行ったところが多いと思いますが、参加された保護者始め、関係者の皆様はどう感じたでしょうか?

 

「こんなに簡素なものならやらないほうがマシ」と思った人は少ないのではないかと思います。

そして卒業式の有無がはっきりしなかった間、「簡素なものだったとしても卒業式はあってほしい」と思う人のほうが多かったのではないでしょうか。

そんな簡素化された式に出席した後「これはあってほしかった」というものがなかったでしょうか。

 

我が家には今年中学を卒業した息子がいたのですが、何人かの保護者は「(卒業生、在校生の)歌が聞きたかった」と言っていました。

そしてもちろんその逆も。「(校長先生や会長の)あいさつがなかったのは良かったね」と。

今まで当たり前にやってきたことも、やらないことによって見えてくることがあります。

PTAにおける活動も、1学期中行おうとしていたことに関して、振り返る良いチャンスかもしれません。

 

卒業式,コロナ

効率化について

例えば、歓送迎会の集金など。

これは出欠と、集金両方チェックする面倒な仕事です。こういった作業的な部分は効率化すべきだと思います。

アプリで出欠と集金のチェックができますから、Excelで名簿を作ったりする必要もありません。

 

アンケートならGoogleフォームを使ったり、飲み会の支払いだったら割り勘計算から決済までキャッシュレスで行うことも可能です。

 

ただここにあげた全部を全員できるかと言ったら現段階では疑問です。

ここまで書いておいて、私自身もキャッシュレスアプリは使っていませんし。

 

スリム化にITは必須ですがあまりにも取り入れすぎるとついていけない人が出てきて、結局「よくわからないからやりたくない」となってしまいます。

 

どのように対応できるかはその年の役員/委員によって変わるでしょう。

たとえば今年の学年部は全員ITスキルが高かった!という場合なら、その中で使えばいいと思います。

それを他の部もできるはず!と思って「こうしたら効率いいからこうしませんか?」と広げると、場合によっては溝を深めてしまいがちです。

 

引継ぎに関しても同様で、自分たちの年はこれ(ITバリバリ)でやったから来年からもずっとこれで!とゴリゴリ進めると、敬遠されてしまいかねません。(できないけど興味を持ってくれる人は別)

 

これはデジタルでも紙でも同じです。前年度の方法は参考程度に示し、あとはその年のメンバーに任せるほうがうまくいきやすいです。

 

ITスキルの溝に対して埋まるのは随分先になりそうですが、少しずつ進んできているのは間違いありません。

 

わかりやすいのはLINEでしょうか。利用者数は今でも増え続けていますし、スマホユーザーならほとんどの人がインストールしていますよね。

グループ機能で1人が一斉に情報を流せて共有。10年前だったら難しかったことです。

 

このような「ほぼ全員使えるアプリ」がもっと浸透したら、作業的な部分の効率化に関しては時間の問題です。生き物の進化を待つような気持ちで…。

 

私の最近の経験でうまくいったのは、Googleドライブの活用です。

これがなかったら、データを渡すためや確認のために何度も集まったりしていたことでしょう。

LINEでもある程度共有できますが、ドライブのいい点は、共同編集ができるところです。またGoogleアカウントなら持っている人も多いので、導入しやすいのもポイントでした。

最初の集まりの時に「Googleドライブ使えますか?」と聞いたら全員大丈夫とのことだったので、助かりました。

今年度の活動にも使えたらいいですが、まだ始まっていないのでどうなるかわかりません。

 

参考サイト

【役員必見!】PTA運営を効率化するWebサービス6選

https://stock-media.info/?p=1352#i-4