先日「PTAの引継ぎと、新年度の部長、副部長決め」を行いました。
前年度私は広報部の部長だったので、その引継ぎを。
そして今年度は学年代表をやるので、引き継がれる側でもあったわけですが…、
予想以上に慌ただしかった…！
記録として、また、どなたかの参考になることを願ってブログに残しておきます。
そして今年度委員になったブログを読んでくれているあなた！ともにがんばりましょう。
時間がかかったのは？
広報の部長、副部長決めです。
仕事内容を具体的に説明した上で、じゃんけんやくじに頼らず候補者が出るのを待ちました。
全員広報未経験ということ、そして私の暑苦しい説明のせいもあり（笑）仕事内容をまとめた資料もプレッシャーだったのか…。
なかなか手が挙がらず。
そんな中、なるべく不安点を上げてもらおうと、いろいろ質問を投げかけました。
ネックはなんだった？
基本的に、部長は常任委員会への出席と、部員のとりまとめがメインです。
常任委員会は平日の夕方なのですが、仕事との調整が難しい方が多かったのと、とりまとめ業務に関しては、できるかどうか不安、という気持ちがあったからだと思います。そしてそれに結構時間が取られるのでは…と。
それに対して伝えたのは、委員会への出席は毎回必ず部長じゃなくてもよい、というのと、部長の仕事だからといって、必ず部長が全部やらなければいけないわけではない。ということ。
とはいえ、口頭だけではなかなかイメージは伝わらず…。
広報の前に、まず委員になること自体が全員初めてだったので、余計に「うーん」な雰囲気に。
「じゃんけんじゃだめですか？」という意見が出ましたが、じゃんけんの理不尽さを話し、再度候補者を募ると、部長に手を挙げてくれた方がいました。すると副部長もすんなり決まり、無事解散の運びに。
時間は掛かりますが、話し合いで決めてよかったなと思います。
自己満足かなぁ？じゃんけんでさっさと決めればいいじゃない！という方もいるとは思いますが…。
とりあえず名前だけでも部長と立てておいて、実質的な部分は肩書関係なく進める方法もありますけどね。
でも意外と「肩書」の力って大きいと思っています。
「名前だけでいいからなってください」ってなったけど、実際始まったら話違うじゃん！って可能性もありますしね…。
それならある程度責任持ってできそうな方がなり、仕事を振るほうがわかりやすいかな？と思います。
引き継がれる側
今回、私は「引継ぎを受ける側」でもありました。
初めての学年代表です。なんとなーくの仕事内容はわかりますが、詳細はやっぱり聞かないとわかりません。
ですが、気心の知れた方が一緒だったので、その方が部長、そして私は副部長になりました。
とはいえ、それこそ学年部の部長、副部長はほぼ名前だけの存在。気楽です。（これは本当に名前だけって知ってましたし）
それと！*推薦委員の部長、副部長も二人で兼任することになりました。
これは盲点でしたが（汗）まあ客観的に見ても妥当だなと思うので、引き受けました。
PTA初めての方がやるのはさすがに荷が重すぎますし、うちは子ども3人いて、小学校生活長いですしね。
私も私みたいな人がいたら「あの人がいいんじゃない？」って言うと思います。
推薦委員は二学期から動き出すので、どうなるかお楽しみ（？）に。リアルタイムにアップしていく予定です。
*推薦委員とは、次年度の本部役員を選ぶ係です。
最後に
今年度の自分のように、引継ぎ＆引き継ぐ、両方ある場合は大変なので、本部の方に引継ぎ資料を渡して先に説明しておいてもらえばよかったなと思いました。
私が引継ぎを受けている間、ちょっとお待たせしてしまったので。（同じ部で連投ならこんなことになりませんでしたが…）
そして、本部の方も各部の仕事を明確に説明できるほど熟知はしていない場合が多いので、自分で引継ぎ資料を作っておいて正解でした。説明もしやすくなり、自分のためにもなります。
そして今年度はなんといってもコロナです。
行事はほとんど中止になっていますし、常任委員会も本部だけでやるかもしれないという話が出ているくらいなので、例年に比べたらかなり仕事量は少ない！
だからこそ前年踏襲しづらい部分もあり、そのあたり「考えながら取り組む」ということは求められるでしょうね。それをどう捉えるか。
これはスリム化、簡素化のチャンスでもあるので、少しでも貢献できたらいいなと思います。
常任委員会はほんと…本部だけでいいと思う…専門部は報告あるときだけ参加するとかで。
ruinaj.hatenablog.com
