今回は書記に関してのお話です。
文書作成が主な仕事！実際どのくらいの仕事量なの？
役員の中では一番「作業」が多い仕事です。
よほどスリム化していない学校でない限り、書類作成はほぼ毎月あります。
児童/生徒数が多い学校では、その分印刷部数も増えますので必然的に作業する時間も増えるでしょう。
書記は学校にもよりますが、2名選出されることがほとんどなので、最初に作業の配分を決めておくとスムーズです。
何となく取り組んでしまうと、作業に偏りが生じることになりかねません。
データ共有で、もしもの時にそなえる
ある年に起こったことですが、2名のうち、1名がメインで作業をしていて、データもその人がほとんど持っていました。
そして、ご家庭の事情か何かわかりませんが、突然音信不通になり、連絡が取れなくなってしまったそうです。
その場合、残った1人で作業をすることになったのですが、なんせデータは相手が独り占めしている状態だったので、最初から作り直したりと、かなり大変だったようです。（書記以外の役員も協力して乗り切ったようです）
そうならないためにもデータの個人持ちはせず、今ならクラウドで簡単に共有できるので、書記になった場合は提案してみるといいですね。
フォーマットがあれば簡単
書類作成はイチから始めると時間がかかりますが、ほとんどの学校ではフォーマットがあるはずなので、基本的に毎年配布する書類に関しては、日付や氏名の変更をするだけで済みます。
PTAだより
PTA本部からの発行物に、委員会の議事録や、活動報告を含んだお手紙があります。
学校によって名称は違いますが「PTAだより」「PTA通信」というタイトルのものが多いです。
これも、基本的なテンプレートはあると思うので、レイアウトを毎月考えないといけないということはないと思います。
時候のあいさつはネット上にたくさんありますし、なんなら「PTAだより」で検索すれば他校のものも閲覧できます。
どこまで拾うか
うちの学校は、活動報告は副会長からメモでもらえましたので、それを転記すればOKでした。
大変なのは議事録です。
委員会での発言を書き起こしてPTAだよりに載せるのです。
これも学校や、書記個人の差もありますが、要点だけ残すパターンと、かなり忠実に残すパターンがあります。
どちらにしても、スマホの録音機能を使うか、ボイスレコーダーが備品としてあるなら、それを活用して記録しておくと、安心です。
また、書き起こす際も、書き起こしアプリを使うのも作業するうえで手助けになるでしょう。
言い回しや漢字を確認
PTAだより以外のお手紙に関しても、一般的なビジネス文書にならって作成すればそれなりのものができあがります。
気をつけなければいけない点は、学校によって好ましくない言い回しや漢字があるということです。
【子供→子ども。小学校なら生徒→児童】など。
マニュアルに掲載されていれば大丈夫ですが、よくわからない場合は、副会長や副校長に事前に確認しておけば安心です。
印刷前に副校長（であることが多い）のチェックが必須なところがほとんどでしょうから、多少間違いがあってもそこで修正できます。
印刷、配布作業
文書作成が済んだら、印刷して配布しなければなりません。
原本をプリントアウトしたら、学校の印刷機を借りて印刷します。
事前に印刷機の使い方をきちんと教わっておけばとりわけ難しい作業ではありませんが、急いでいるときに限ってエラー表示が出たりするので、余裕をもって取り掛かれると安心です。
印刷機以外にも使い方を覚えておくと便利な機器があるので、学校にどんな備品があるのか知っておくと効率良く作業できます。
パソコンがなくてもできるの？Word、Excelが使えないとダメ？
最近はスマホやタブレットの普及でパソコン離れが進んでいるという話を聞いたことがあります。
自宅にパソコンがない場合でも、PTA用のパソコンがあれば、借りて作業を進められますが、そもそもパソコンで作業をすること自体に抵抗があるという方もいることでしょう。では、普段から使っているスマホやタブレットで作業はできないんでしょうか？
スマホでも作業は可能！
結論から言うと、スマホでも作業はできます。
Word、Excelも、スマホ/タブレット用アプリがありますので、既存文書の日付や氏名変更程度の簡単な入力なら無料でできますが、有料にしないと使えない機能もありますので、必要に応じて検討してみるといいかもしれません。
Googleドキュメント、スプレッドシート
文書作成、名簿作成はWord、Excelでなきゃできないということはありません。
Googleドキュメント、スプレッドシートもかなり使えますので、これらで作成したもので問題ないということであれば、活用していきましょう。
ただ、フォーマットがWord、Excelで作成したものの場合、互換がうまくいかず、レイアウトが崩れますので、注意が必要です。
最後に
スマホでも作業はできますが、パソコンのほうが効率はいいです。
作業も早く終わるので、一緒に組んだ人がパソコンのスキルが高い場合、文章量が多いものや、フォーマットがないものに関してはお願いしてやってもらうのがベストではないでしょうか。
