今回は会計、会計監査に関してのお話です。
会計の知識は必要？監査は年に数回の仕事？
結論から言うと、会計の知識は必要ありません。
学校によって違いはあると思いますが、よほど数字に疎くない限りは大丈夫だと思います。
監査としての仕事は、うちの学校の場合、年度末に1度、間違いがないかチェックした後、署名と捺印をするのみでした。
特に何もなければ例年通り
備品購入、入出金、清算、決算書作成のほか、例年行われているものとしては、式典のお花発注や、開校記念日の紅白饅頭発注などです。
行事が少ない学校は、お金の動きも少ないのでいいですが、児童/生徒数が多かったり、活動が多い学校だと大変でしょうね。
うちの学校は小・中ともに小規模校だったので、そんなに大変な話は聞こえてきませんでしたが、周年行事のあった年は大変だったと聞きました。
1人でできるもん
人によっては、1年経験すれば、2年目からは1人でこなすことも可能になってしまいます。
フォーマットがありますし、毎年、やることはそんなに変わらないのですから。
ただ、それゆえに一緒に組んだ相手が未経験の場合、教えながらやるのがかえって大変になってしまうようで、ほぼ1人で一年間こなした方がいました。
その未経験の会計さんは、何もわからないまま一年置いてけぼりのような状態になってしまい「何かしたいけど何もできない」と心苦しく感じていました。
結果、何事もなく無事に任期を終えましたが、会計という業務の性質上、本来1人で行うのはリスキーです。
例）歓送迎会の場合
小学校の時、歓送迎会は執行部ではなく「歓送迎委員会」が取り仕切っていました。
執行部や専門部とは別に立ち上げられる委員会です。
歓送迎会終了までの限定的な組織です。
その場合、歓送迎委員会の会計担当が、会費の管理を行っていました。
会費だけでまかなえないかもしれない時のために、執行部からも予算を渡し、使わなかったぶんは、本部に戻す、というやり方をしていましたね。
Excelか手書きか
これも学校によって違いがあると思いますが、うちの場合、予算案、決算書はExcelで作り、帳簿は手書きでした。
Excelに関しては計算式の入ったフォーマットがあるので、数字の書き換えや日付の変更のみです。ただ、Excelの計算式を誤っていじってしまうと、修正するのに手間取ってしまうので注意が必要ですね。
最近ではExcelを使わない人が増えてきているらしいので、Googleスプレッドシート、またはクラウドの会計ソフトを使うところも今後増えてきそうです。
会計監査について
冒頭で「年に数回の仕事」と書いてしまいましたが、他の役員同様、行事のお手伝いや、式典、委員会への出席も行います。
どんな人が会計監査になってる？
仕事がそんなに多くないのは確かですので、うちの学校の場合、役員未経験の方や、学校と家の距離が遠い方がなったり、ベテランの経験者が引き受け、相談役のような位置づけになっている場合もありましたね。
最後に
お金を預かる仕事ですので、会計同士、お互いの仕事をチェックすることが、リスク対策になります。そして第三の目として会計監査の仕事があるわけです。それを意識して取り組めば、ミスがあったとしても早めに対処できるでしょう。
